16 settembre 2024

Vehicle Hub Management: gestione completa del processo Order & Delivery

Nasce Vehicle Hub Management (VHM), la piattaforma innovativa e collaborativa di Agenzia Italia che semplifica e ottimizza l'intero processo di gestione dei veicoli.

Dove trovo quest'informazione? Chi devo sollecitare per averla? Come faccio a monitorare? E se utilizzassimo i fogli di calcolo utilizzando il "cerca verticale"? E se utilizzassimo le macro? Se utilizzassimo la stampa unione per mandare delle mail di sollecito?

Quanti di noi si fanno queste domande? Abbiamo cercato di darci una risposta completa ed esaustiva. Partendo dalla nostra esperienza, abbiamo studiato il mercato e i processi, riempito pareti di fogli, post-it e icone magnetiche per disegnare un processo E2E per la gestione dell’ordine. La sfida è stata quella di vestire i panni dei vari stakeholder che interagiscono con il processo e continuare a farci domande. Quali sono le funzionalità che semplificano il nostro lavoro? Come possiamo rendere tutto più efficiente?

Così è nato il Vehicle Hub Management (VHM), una piattaforma di collaboration, realizzata secondo i principi della metodologia Agile, capace di far partecipare attivamente gli stakeholder fino al completamento del processo: ognuno con le proprie peculiarità e le proprie attività.

Come è possibile?

Come è possibile? Il sistema integra un sistema che permette di disegnare il workflow attribuendo ad ogni stakeholder le proprie attività, identificando checklist, definendo controlli, gestendo comunicazioni informative o di sollecito e disegnando milestone di processo.

Non ci si ferma qui: si possono indentificare coni di visibilità specifici, con funzionalità declinate secondo le necessità, ma anche pubblicare notifiche trasversali a tutto l'ecosistema attraverso la funzione "alarm", dove vengono inserite tutte le notizie con possibilità di tracking di lettura.

Qual è il suo campo d'azione?

Tutta la parte dell’Order & Delivery ovvero l’insieme delle attività che parte con la generazione dell’ordine e si completa con la consegna del veicolo. In altri termini, una volta sottoscritto l’ordine d’acquisto, si avviano tutte le attività che portano alla generazione e alla conferma dell’ordine di acquisto del veicolo e alla gestione dell’ordine fabbrica. Tutto il processo può essere monitorato grazie ad una pipeline customizzata.

La seconda parte (Delivery) è l'insieme di attività che, una volta preso possesso dell’asset (nuovo o usato che sia), portano alla gestione di tutti gli adempimenti amministrativi (immatricolazione, passaggio di proprietà, annotazione art.94, ecc…) e alla gestione del processo di consegna del veicolo presso la sede del cliente, del dealer o del centro convenzionato.

Cosa prevede il VHM?

Immaginiamo di essere a fine mese – così sale un po' l'ansia – e pensiamo ad alcune domande che solitamente ci assillano. La richiesta di immatricolazione è stata fatta ad Agenzia Italia? Le COC che ho inviato sono corrette e l'abbinamento è stato completato? Il veicolo è stato immatricolato in tempo? A che indirizzo di consegna arriverà il kit con la targa e gli altri elementi? Sarà nel deposito giusto o devo organizzare un trasferimento?

Se vi dicessimo che tutto questo è stato previsto? È una gestione win win che, nel rispetto delle regole, porta vantaggi a tutti gli attori del processo.

Ecco, ora immaginate che il dealer o il broker possa dare l'ok ad immatricolare (sempre sottostando alle regole dettate dalla società di noleggio) indicando in autonomia il luogo di destinazione del kit, che possa caricare direttamente la COC in piattaforma e verificarne subito la validità. Ricevuto il feedback di corretta immatricolazione, possa scaricare il DU e l'eventuale tagliando assicurativo, oltre a poter visionare il tracking del kit.

Non è utopia: è quello che fa VHM. E se il luogo di consegna viene cambiato all'ultimo? Non è un problema, si può fare! Il verbale di consegna (digitale) riporterà le informazioni del modulo di ritiro compilato in piattaforma con i dati del ritirante, dati utili anche per la segnalazione automatica a CARGOS.

Forse vi abbiamo annoiato un po' con i dettagli. Torniamo a livello di macro-processo.

Quanto il veicolo è stato consegnato, il processo è completo? No, perché da quel momento si entra nella gestione del mobility, che raccoglie tutte le attività legate al ciclo di vita del veicolo oggetto del contratto.

Spiegato in altre parole? Qui si apre un nuovo ecosistema di connessioni operative con la gestione delle prenotazioni, manutenzioni, generazione delle autorizzazioni alla guida (digitali), gestione dei rientri con stato d'uso, gestione dei telepedaggi e delle carte carburante con esplicitazione dei costi relativi per ciascun veicolo e tutti gli altri elementi che caratterizzano un portale di fleet management.

E quando il veicolo è giunto al termine del suo ciclo di vita? Gestiamo il processo di dismissione del veicolo nel piazzale di riferimento e la successiva gestione del trasferimento di proprietà.

Grazie alla sua flessibilità e alla capacità di integrare diversi stakeholder, VHM garantisce una visibilità completa e trasparente su tutte le attività, consentendo un monitoraggio costante, un'analisi accurata dei dati e semplificando notevolmente le operazioni quotidiane riducendo errori e aumentando l’efficienza per tutti.

In conclusione, il Vehicle Hub Management si presenta come una soluzione innovativa e completa per la gestione end-to-end dei processi Order & Delivery per il noleggio. Superando i limiti dei tradizionali metodi di gestione, VHM offre una piattaforma collaborativa e personalizzabile che ottimizza ogni fase del ciclo di vita del veicolo.